Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im erforderlichen Umfang zur Kommunikation und zur Bearbeitung Ihrer Anfragen (Art. 5 Abs. 1 DSGVO: Datenminimierung). Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung (Art. 22 DSGVO) und wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein.

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragsanbahnung / Durchführung (Anfrage- und Projektkommunikation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (technischer Betrieb, Sicherheit, Spam-Abwehr, Analyse aggregierter Zugriffe ohne Personenbezug)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Gesetzliche Pflichten (Handels- & Steueraufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (nur, falls Sie uns freiwillig zusätzliche Angaben oder Dateien übermitteln, die für den Prozess nicht zwingend sind)

4. Technischer Zugriff / Server-Log

Unsere Infrastruktur protokolliert nur das technisch Minimale, um Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (z. B. Zeitpunkt des Aufrufs, gekürzte IP-Adresse oder Hash, angefragte Ressource, Statuscode). Eine vollständige Speicherung der IP-Adresse über längere Zeit erfolgt nicht. Log-Daten werden regulär binnen 7 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheits- und Stabilitätsinteresse).

5. Kontaktformular

Über das Kontaktformular übermittelte Angaben (Pflicht: Name, E-Mail; optional weitere Felder) nutzen wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an effizienter Kommunikation) bzw. lit. b DSGVO bei konkreter Vertragsanbahnung.

Speicherdauer: bis Abschluss der Kommunikation; bei nachfolgender Geschäftsbeziehung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i.d.R. bis zu 6 bzw. 10 Jahre für steuer-/handelsrelevante Korrespondenz).

6. Anfrage-/Projektformular

Das Anfrageformular erhebt zusätzliche projektbezogene Informationen (Leistungsart, Beschreibung, optional Budget / Zeitrahmen / Standort / Dateien). Pflichtangaben dienen der ersten fachlichen Einschätzung; freiwillige Angaben helfen uns bei einer präziseren Rückmeldung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) für Pflichtangaben; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillige Zusatzangaben.

Speicherdauer: Projektbezogene Kommunikation speichern wir für den üblichen Gewährleistungs-/Nachweiszeitraum, mindestens jedoch entsprechend steuerlicher Aufbewahrungsfristen, soweit sie Bestandteil der Geschäftsunterlagen wird.

7. Dokumentenliste (projektbezogener Link)

Für laufende Prüfaufträge stellen wir Ihnen eine Dokumentenliste unter einem individuellen Link bereit. Dort tragen Sie die für die Prüfung erforderlichen Angaben ein: Prüfobjekt, Betreiber/Bauherr und Ansprechpartner sowie je Unterlage das Aktenzeichen und Datum der Baugenehmigung, den Titel der Genehmigung, Index und Datum des Brandschutzkonzepts, die Projektnummer und den Verfasser. Abschließend bestätigen Sie, ob die Liste vollständig oder unvollständig ist. Personenbezug entsteht dabei vor allem über die Namen der Ansprechpartner und Verfasser. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Prüf- bzw. Vertragsverhältnisses).

Zugriff: Der Link enthält eine zufällig erzeugte, nicht erratbare Kennung (UUID). Eine Anmeldung ist nicht erforderlich – die Kenntnis des Links genügt. Die Seite ist weder öffentlich verlinkt noch in unserer Sitemap enthalten. Bitte geben Sie den Link deshalb nicht an Unbefugte weiter; auf Ihren Wunsch deaktivieren wir einen Link jederzeit.

Ihre Eingaben speichern wir in Cloudflare D1 (EU-Region, siehe Ziffer 10). Speicherdauer: für die Dauer des Prüfauftrags, anschließend gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, soweit die Liste Bestandteil unserer Prüf- und Geschäftsunterlagen wird.

8. Speicherung & Infrastruktur innerhalb der EU

Alle durch Formulare übermittelten Inhalte (Kontakt und Anfrage) werden in Cloudflare D1 (EU-Region) sowie parallel in unserem E-Mail-System (Microsoft 365 in EU / primär Deutschland) gespeichert. Wir haben für beide Dienste EU-Datenstandorte gewählt, sodass eine reguläre Verarbeitung außerhalb der EU nicht erfolgt. Cloudflare und Microsoft agieren als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Verträge und technische Maßnahmen (Encryption-at-Rest, TLS, Zugriffskontrollen) bestehen.

Eine Übermittlung gespeicherter Inhalte in Drittländer findet nicht statt, es sei denn, einzelne Support-Szenarien erfordern dies ausnahmsweise. In solchen Fällen würden geeignete Garantien (Standardvertragsklauseln / EU Data Boundary) greifen. Aktuell erfolgen keine solchen Routinen. Hiervon zu unterscheiden ist der Bot-Schutz Cloudflare Turnstile, bei dem die Prüfung über das globale Cloudflare-Netzwerk läuft (siehe Ziffer 11).

9. Datei-Uploads über gesonderte Upload-Links (Microsoft 365)

Werden Dateien über bereitgestellte Upload-Links (z. B. für Projektunterlagen) hochgeladen, speichern wir diese in Microsoft 365 (SharePoint / OneDrive) ausschließlich auf Servern in Deutschland bzw. innerhalb der von Microsoft zugesicherten EU-Datenregion (EU Data Boundary). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung / Durchführung) für zwingende Dokumente, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillige zusätzliche Dateien.

Speicherdauer: Bis zur Entfernung durch uns nach Abschluss des Projekts oder gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sofern die Dateien für Nachweis- oder Abrechnungszwecke erforderlich sind.

10. Cloudflare D1 (Formulardatenbank)

Formulardaten (Kontakt / Anfrage) sowie die Angaben aus der Dokumentenliste (Ziffer 7) werden strukturiert in Cloudflare D1 EU-Region gespeichert, um schnelle Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Zugriff nur durch autorisierte Personen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung), lit. f DSGVO (effiziente technische Bereitstellung).

11. Cloudflare Turnstile (Spam- und Botschutz)

Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor automatisierten Einsendungen setzen wir Cloudflare Turnstile ein, einen Dienst der Cloudflare, Inc. Turnstile prüft im Hintergrund und ohne Rätsel oder Bilderauswahl, ob die Eingabe von einem Menschen stammt. Das dafür erforderliche Skript von challenges.cloudflare.com wird erst geladen, wenn Sie das Kontaktformular tatsächlich benutzen – also sobald Sie eines der Eingabefelder anklicken oder ansteuern. Rufen Sie die Seite lediglich auf, ohne das Formular zu verwenden, werden keine Daten an Cloudflare übermittelt. Beim Laden werden Ihre IP-Adresse sowie technische Merkmale Ihres Browsers (u. a. User-Agent, Sprach- und Anzeigeeinstellungen sowie Interaktionssignale) an Cloudflare übermittelt und dort ausgewertet.

Das Ergebnis erhalten wir als einmalig gültiges Token, das unser Server beim Absenden des Formulars bei Cloudflare verifiziert. Wir selbst erfahren dabei nur, ob die Prüfung bestanden wurde – wir erhalten keine Bewertungsdetails und kein Profil. Zu Trackingzwecken setzt Turnstile in unserer Konfiguration keine Cookies; eine Wiedererkennung über Websites hinweg oder eine Nutzung der Daten zu Werbezwecken findet nach Angaben von Cloudflare nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, das Kontaktformular vor Missbrauch und Spam zu schützen und die Funktionsfähigkeit unserer Systeme sicherzustellen.

Speicherdauer: Die Prüfung erfolgt unmittelbar beim Absenden; das Token ist nur einmal und nur kurzzeitig gültig. Wir speichern weder das Token noch die von Cloudflare verarbeiteten technischen Merkmale.

Drittlandbezug: Die Prüfanfragen laufen über das globale Netzwerk von Cloudflare. Ein Zugriff durch die US-amerikanische Cloudflare, Inc. lässt sich dabei – anders als bei den in Ziffer 8 genannten Speicherorten – nicht vollständig ausschließen. Cloudflare stützt entsprechende Übermittlungen auf die EU-Standardvertragsklauseln. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

12. Web-Analyse mit Plausible (selbst gehostet)

Zur Reichweitenmessung nutzen wir Plausible Analytics, eine datenschutzfreundliche Analyse-Software, die wir auf einer eigenen Instanz unter analytics.ben-ing.de selbst betreiben. Die erhobenen Daten verbleiben in unserer Infrastruktur; eine Weitergabe an den Hersteller von Plausible oder an sonstige Dritte findet nicht statt.

Plausible arbeitet ohne Cookies und ohne dauerhafte Kennungen. Erfasst werden ausschließlich aggregierte Angaben wie die aufgerufene Seite, die verweisende Seite (Referrer), die ungefähre Herkunft auf Länderebene sowie Gerätetyp, Browser und Betriebssystem. Zusätzlich erfassen wir, dass ein Formular abgesendet wurde – nicht jedoch dessen Inhalte. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert; um wiederkehrende Aufrufe innerhalb eines Tages zu erkennen, wird lediglich ein täglich wechselnder, nicht zurückrechenbarer Hashwert gebildet.

Eine Identifizierung einzelner Besucher, ein seitenübergreifendes Tracking oder eine Profilbildung zu Werbezwecken findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch optimierten, sicheren und nutzerfreundlichen Website ohne Tracking-Profilbildung).

Speicherdauer: Vorgehalten werden ausschließlich aggregierte Statistiken, die keinen Personenbezug mehr aufweisen.

13. Cookies

Wir setzen aktuell keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Nur technisch erforderliche Sitzungselemente können im Browser gehalten werden (z. B. CSRF-Token oder Präferenzen). Auch der Bot-Schutz Cloudflare Turnstile (Ziffer 11) setzt in unserer Konfiguration keine Cookies. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb / Sicherheit).

14. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Microsoft 365 (Exchange, SharePoint, OneDrive): E-Mail-Kommunikation & Dateiablage – EU / Deutschland Datenstandort.
• Cloudflare (D1): Formulardatenbank – EU-Region.
• Cloudflare Turnstile: Spam-/Botschutz des Kontaktformulars – Verarbeitung über das globale Cloudflare-Netzwerk auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Ziffer 11).

Die Web-Analyse (Ziffer 12) läuft auf einer von uns selbst betriebenen Instanz; ein Analyse-Dienstleister erhält dabei keine Daten.

Alle Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich nach Weisung (Art. 28 DSGVO). Es bestehen technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff.

15. Datensicherheit

Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Speicherung in Microsoft 365 & Cloudflare erfolgt mit vom Anbieter bereitgestellter Verschlüsselung, Zugriff ist rollenbasiert beschränkt. Regelmäßige Aktualisierungen der Systeme sowie interne Berechtigungskonzepte minimieren Risiken.

16. Speicherdauer (Zusammenfassung)

• Kontakt-/Anfrageformulardaten: Kommunikationsphase + gesetzliche Aufbewahrung, falls geschäftsrelevant.
• Dokumentenliste: Dauer des Prüfauftrags + gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
• Datei-Uploads: Projektlaufzeit + gesetzliche Nachweisfristen.
• Turnstile-Prüfung: keine Speicherung durch uns; Token nur kurzzeitig gültig.
• Technische Logs: regelmäßig binnen 7 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

17. Ihre Rechte

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (z. B. Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes).

18. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 24.8.2026. Anpassungen erfolgen bei rechtlichen oder technischen Änderungen. Die aktuelle Version finden Sie stets unter dieser URL. Frühere Versionen können bei Bedarf angefordert werden.